Das Sekretariat/die Telefonzentrale ist überwunden – jetzt wird zum Entscheider durchgestellt. Hier kommen 18 wichtige Tipps für das Gespräch:

1. Aktive und aufrechte Haltung am Telefon.

2. Seien Sie freundlich, lächeln Sie.

3. Melden Sie sich immer mit Vor- und Zunamen.

4. Achten Sie bei der Begrüßung auf eine freundliche und engagierte Begrüßung.

5. Sprechen Sie den Gesprächspartner mit seinem Namen an.

6. Kommen Sie gleich zur Sache, um dem Anderen nicht die Zeit zu stehlen.

7. Verwenden Sie kurze Sätze.

8. Hören Sie aktiv zu, ohne zu schweigen. Geben Sie Zuhörquittungen wie oh, ach, ah, mh, ich verstehe usw. Denn Zuhören macht sympathisch.

9. Machen Sie Pausen, um dem Gesprächspartner Zeit zu geben, das Gehörte zu verstehen und zu antworten.

10. Bereiten Sie sich gründlich auf das Gespräch vor und formulieren Sie vorher schlagkräftige Argumente.

11. Formulieren Sie immer positiv und nutzenorientiert.

12. Sprechen Sie aktiv und bringen Sie bildhafte Beispiele.

13. Wiederholen Sie wichtige Fakten und Informationen während des Gesprächs und halten Sie diese schriftlich fest.

14. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Gesprächspartner wichtige Dinge, z. B. Termine, notiert hat.

15. Halten Sie telefonische Zusagen ein, geben Sie keine vorschnellen Versprechungen.

16. Bedanken Sie sich für das Gespräch.

17. Legen Sie den Hörer zuletzt auf.

18. Bestätigen Sie wichtige Termine schriftlich.