Gastbeitrag von Marcus Graetz, Experte für Telefonverkauf
Im Telefonverkauf suchen viele von uns nach dem „perfekten“ CRM – ein System, das die Prozesse von der Akquise bis zur Nachverfolgung optimal unterstützt. Nach etlichen Tests und Anpassungen habe ich jedoch eine klare Erkenntnis gewonnen: Das perfekte CRM gibt es schlichtweg nicht. Stattdessen kommt es darauf an, flexibel zu bleiben und Werkzeuge so einzusetzen, dass sie den individuellen Arbeitsstil und die Anforderungen optimal unterstützen. Hier hat Excel über Jahre hinweg eine zentrale Rolle für mich gespielt.
Effizienz durch maßgeschneiderte Excel-Lösungen
Bei Projekten, in denen ich viele Kontakte schnell und effizient bearbeiten musste, war Excel für mich eine besonders nützliche Lösung. Durch den Einsatz von Makros und Visual Basic for Applications (VBA), einer Programmiersprache für Excel, konnte ich Excel-Funktionen erweitern und viele Routineaufgaben automatisieren.
Beispielsweise habe ich Telefonnummern als klickbare Links angelegt, sodass ein Klick genügte, um Microsoft Teams mit der gewählten Nummer zu öffnen. Diese Funktion ersparte mir das manuelle Eintippen der Nummern und machte mich in der Telefonakquise deutlich schneller. Dazu kamen E-Mail-Vorlagen, die ich ebenfalls über Excel öffnen konnte. Mit einem einzigen Klick öffnete sich eine vorformulierte E-Mail, in die automatisch der Name des Ansprechpartners integriert wurde. Dieses Setup half mir, Zeit zu sparen und meine Kontakte dennoch individuell und professionell anzusprechen – ein echter Gewinn für die Effizienz.
Vom spezialisierten Excel-System zur pragmatischen CRM-Lösung
Doch mit der Zeit wurde klar, dass auch die beste Eigenlösung nicht alle Anforderungen abdecken kann. Die zunehmende Anzahl an Kontakten und Projekten machte mein Excel-System unübersichtlich und verlangsamte die Arbeit. Während Excel sich ideal für gezielte, fokussierte Akquise-Aktionen eignet, wurde es bei wachsenden Datenvolumen und komplexeren Projekten irgendwann mühsam, den Überblick zu behalten.
Heute nutze ich eine Kombination aus Excel und einer CRM-Software. Excel dient mir immer noch für spezifische Akquise-Listen, allerdings ohne den hohen Aufwand, den ich früher in die Automatisierung gesteckt habe. Stattdessen nutze ich Excel nun eher als flexibles Tool für schnelle Listen und spontane Anpassungen. Die Hauptarbeit, also die Verwaltung meiner Kontakte und Projekte, habe ich inzwischen auf ein CRM-System verlagert. Das CRM erlaubt mir, Arbeitsabläufe zu strukturieren, den Überblick über alle Prozesse zu behalten und mein Team effizient einzubinden.
Flexibilität statt Perfektion: Den eigenen Ansatz finden und beibehalten
Am Ende habe ich gelernt, dass es weniger darauf ankommt, das eine „perfekte“ System zu finden, sondern vielmehr das beste System für die eigenen Bedürfnisse. Für mich war Excel damals eine ideale Lösung, und auch heute nutze ich es noch ergänzend. Wenn jemand für sich ein funktionierendes System gefunden hat und damit erfolgreich arbeitet, sollte er oder sie es meiner Meinung nach ruhig so beibehalten. Jeder hat im Telefonverkauf einen anderen Ansatz, und was für den einen gut funktioniert, muss nicht unbedingt für alle passen.
Ein CRM muss also nicht perfekt sein; es muss vor allem für den jeweiligen Nutzer funktionieren und dessen Anforderungen entsprechen. Letztlich geht es darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Effizienz und Flexibilität zu finden – und das System so zu nutzen, dass es den Arbeitsalltag wirklich erleichtert. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg dabei, Ihre eigene, ideale Lösung zu finden – oder vielleicht haben Sie sie ja schon.