Wie wichtig sind dein Brief oder deine E-Mail?

Ich habe Hunderte von Werbebriefen / E-Mails aller Art erhalten. Beschreibungen, Produktinformationen, beigefügte Werbeblätter, Textvorschläge für einen Blog, Einladungen, Folgebriefe, Angebote – du weißt, was ich meine.

Die meisten Briefe haben einen bestimmten Grund. Viele sind schlecht geschrieben, langweilig. Die meisten sind sogar erbärmlich geschrieben.

Deine Fähigkeit, Verkaufstexte in einem Brief zu schreiben, ist ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufsprozesses. Du hinterlässt einen Eindruck von dir und deinem Unternehmen, sobald dein Interessent diesen Brief/diese E-Mail liest.

So funktioniert das:

• Wenn du einen großartigen Brief schreibst, denken sie, dass du großartig bist.
• Wenn du einen kreativen Brief schreibst, denken sie, dass du kreativ bist.
• Wenn du einen dummen Brief schreibst …….

Einige Verkäufer haben es schwer, die passenden Worte zu finden. Nicht weil sie nicht schreiben können, sondern weil sie die Regeln des Schreibens nicht kennen.

Im Folgenden findest du einige Regeln und Richtlinien, mit denen du deine Verkaufsbriefe/E-Mails in Verkäufe umwandelst:

1.  Nenne dein Ziel oder den Zweck (auf den Punkt gebracht) deines Briefes im ersten Satz. Das kannst du sogar in der Betreffzeile machen.

2.  Verwende kurze Absätze. (zur Betonung)

3.  Bearbeiten, bearbeiten, bearbeiten. Nimm jedes Wort heraus, das nicht zum Zweck oder Ziel deiner Kommunikation gehört.

4.  Halten deine Information kurz. Eine Seite; drei Absätze. Je kürzer er ist, desto größer ist die Chance, dass der Brief gelesen und auch verstanden wird.

5.  Bring den Interessenten nicht zum Erbrechen, wenn er deinen Brief liest. Schreib den Brief leicht verdaulich. Vermeide schwere unverdauliche Kost. Die Hälfte der Adjektive, die Hälfte der Präpositionalphrasen und die meisten Adverbien können eliminiert werden. Schau hinter Kommas, um zu sehen, ob der ganze Satz würdig ist, ihn wirklich so stehen zu lassen. In den meisten Fällen solltest du ihn überarbeiten.

6.  Verwende Aufzählungszeichen, um die Monotonie aufzubrechen.

7.  Verwende eine gut lesbare Schrift. Für den Bildschirm verwende ich Verdana und in Briefen Helvetica.

8.  Verwende Aufzählungszeichen, um die Schrift kurz und prägnant erscheinen zu lassen.

9.  Verwende Aufzählungszeichen, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben.

10.   Ziehe notfalls Unterpunkte ein.

11.   Schreib nicht: „Danke für die Gelegenheit, Ihnen anzubieten ....“ sondern: „Wir sind stolz, Ihnen wie folgt anzubieten…..“

12.   Schreib deinen Namen nicht fett – hervorgehoben werden nur wichtige Punkte. Dein Name gehört sicherlich nicht dazu.

13.   Lass deinen Text nicht wie einen mehrfach kopierten Standard erscheinen.

14.   Geh mit deinen Produktinformationen sparsam um. Verkauf den nächsten Schritt (DNS) im Verkaufsprozess. Bau lieber Vertrauen und ein harmonisches Verhältnis auf. Setz den Brief nicht als ein Verkaufsgespräch ein, sondern als ein Verkaufstool.

15.   Gib dem Empfänger ein Bonbon, etwas Unerwartetes. Füge einen Artikel aus der Presse hinzu oder einige Musterreferenzen. Es zeigt deinem Interessenten, dass du ihm etwas Ungewöhnliches anbietest, was dich wiederum von deiner Konkurrenz unterscheidet.

16.   Bring etwas persönliches noch im Brief unter. Kinder, Familie, Veranstaltungen etc.

17.   Festige den nächsten Schritt mit konkreten Informationen: Wochentag, Datum, Uhrzeit.

18.   Vermeide Superlative – Übertreibungen neigen zum Widerspruch.

19.   Vermeide auch das Wort „einzigartig“.

20.   Sag niemals mehrfach „Danke“ – wenn du zweimal „Danke“ sagst, ist das völlig ausreichend. Dreimal „Danke“ hört sich schon schleimend an.

21.   Schreib alle Wörter richtig, insbesondere den Namen deines Gesprächspartners.

22.   Frag nach einer Antwort.

23.   Benutze einen netten, nicht bettelnden Abschluss: „Danke für Ihre Zeit – ich rufe Sie am kommenden Dienstag gegen 15 Uhr wieder an.“

24.   Unterschreib mit deinem Vornamen und Nachnamen.

25.   Wenn du weitere wichtige Botschaften für deinen Leser hast, dann füg noch ein PS: hinzu.

Noch eine ganz wichtige Regel:

Sobald du deinen Brief geschrieben hast, speichere ihn ab und lass ihn 24 Stunden ruhen. Dann liest du ihn erneut. Wie lesen sich der Brief oder die E-Mail? Liest sich der Brief so wie du dir das vorstellst oder willst du ihn noch überarbeiten?

Noch eine zweite ganz wichtige Regel:

Lass doch diesen Brief oder die E-Mail von einer Kollegin oder Kollegen einfach mal querlesen. Nimm die Kritik an, du kannst ja mit Kritik umgehen, oder?

Hier kommt die allerwichtigste Regel:

Frag dich selbst, ob sich dieser Brief von dem der Konkurrenz unterscheiden  wird. Stell dir vor, die endgültige Entscheidung wird aufgrund des Briefes getroffen – bekommst du den Auftrag? Oh, oh ….

• Die Regeln zu kennen und sie anzuwenden, führt zu großartigen Briefen/E-Mails.
• Großartige Briefe/E-Mails führen beim Interessenten zu Vertrauen und einem harmonischen Verhältnis.
• Vertrauen und ein harmonisches Verhältnis führen zu profitablen Abschlüssen.

© Werner F. Hahn

Foto: fotolia

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