In dem täglichen Wirbel um den Aufbau eines Unternehmens, das Jonglieren mit Kundenbedürfnissen und die Arbeit, die richtigen Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, kann der Wert der Erstellung und Pflege eines Vertriebshandbuchs für beschäftigte Arbeitgeber verloren gehen.

Auf lange Sicht kann ein Mitarbeiterhandbuch jedoch dazu beitragen, Sie und Ihr Unternehmen vor Konflikten und möglichen Rechtsstreitigkeiten zu schützen.

Ja, abgesehen davon, dass es Ihren Mitarbeitern und der Personalabteilung als praktisches Nachschlagewerk dient, ist der wichtigste Zweck eines Mitarbeiterhandbuchs, Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten. Es lohnt sich also, ein Handbuch zu entwickeln und zu pflegen.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf Mitarbeiterhandbücher werfen – und darauf, was vorausschauende Unternehmer darüber wissen müssen.

Was ist ein Vertriebshandbuch?

Ein Vertriebshandbuch ist eine Zusammenstellung der Richtlinien, Verfahren, Arbeitsbedingungen und Verhaltenserwartungen in Ihrem Unternehmen. Es sollte unternehmensweite Richtlinien enthalten, die für das Unternehmen gelten sollen.

Beachten Sie, dass ein Handbuch nicht mit einem Verfahrenshandbuch gleichzusetzen ist. Stattdessen ist es eine Möglichkeit, sowohl für die Vertriebsmitarbeiter als auch für das Management Klarheit über die Richtlinien und Erwartungen zu schaffen.

Ein gut geschriebenes Handbuch kann eine stärkere, positivere Unternehmenskultur fördern, in der die Richtlinien klar definiert und konsequent und einheitlich umgesetzt werden. Einzelne Abteilungen können zusätzliche spezifische Protokolle oder Verfahren haben, aber der primäre Zweck eines Mitarbeiterhandbuchs ist es, eine feste Grundlage für das gesamte Unternehmen zu schaffen.

Gebundene, ausgedruckte Handbücher sind nicht erforderlich. Ein Handbuch kann eine elektronische Datei sein, die online gespeichert und elektronisch freigegeben wird, wenn Mitarbeiter und Management leicht darauf zugreifen können. Es ist wichtig, eine dokumentierte Bestätigung zu haben, dass jeder Mitarbeiter das Handbuch gelesen hat und zustimmt, die skizzierten Richtlinien zu befolgen.

Wann sollte ein Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch erstellen?

Idealerweise sollte ein Handbuch bei der Gründung eines Unternehmens erstellt werden, aber es ist nie zu spät, eines zu erstellen.

Die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs ist jedoch kein einmaliger Prozess.

Ein Handbuch ist ein lebendiges Dokument, das konsequent gepflegt werden muss, um sicherzustellen, dass es Ihre Geschäftspraktiken stärkt und dass Ihre Richtlinien auf dem neuesten Stand der Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze sind. Die Verwendung eines Handbuchs zur Unterstützung der HR-Compliance ist wichtig, da es dazu beiträgt, Risiken zu minimieren, die in der Zukunft zu kostspieligen rechtlichen Schritten führen könnten.

Das eigentliche Ziel eines Mitarbeiterhandbuchs ist nicht nur der Schutz des Unternehmensergebnisses, sondern auch die Schaffung einer Unternehmenskultur, die für das Gedeihen des Unternehmens erforderlich ist. Es trägt auch dazu bei, eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter respektiert fühlen, was ihnen hilft, erfolgreich zu sein, und das Personal engagiert und motiviert zu halten.

Ein Handbuch trägt dazu bei, Ihr Unternehmen zu einem großartigen Arbeitsplatz zu machen – und das ist gut fürs Geschäft. Kein Handbuch zu erstellen und zu pflegen ist jedoch einer der größten Fehler, den Unternehmen im Personalwesen machen.

7 Gründe für ein Vertriebs-Handbuch

Nachdem wir geklärt haben, was ein Mitarbeiterhandbuch ist und wer eines braucht, wollen wir uns nun die Zwecke, denen es dient, genauer ansehen.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist ein gut ausgearbeitetes Mitarbeiterhandbuch:

1. Details zu Ihrer Mission, Vision und Ihren Werten

Ein Handbuch hilft, Ihre Unternehmenskultur zu vermitteln, die sich aus Ihrer Mission und Ihren Werten ergibt. Tatsächlich sollte alles, was ein Unternehmen tut, in diesen drei Dingen verwurzelt sein. Schließlich sind dies die grundlegenden Ziele und Standards Ihres Unternehmens.

Sie möchten Mitarbeiter einstellen, die Ihre Mission verstehen und annehmen. Sie wollen, dass sie Ihre Werte aufrechterhalten und Ihrem Unternehmen helfen, Ihre Vision zu erfüllen.

Daher sollte Ihr Mitarbeiterhandbuch so verfasst sein, dass alle Mitarbeiter Ihre Mission, Vision und Werte von Anfang an verstehen und sich mit ihnen identifizieren können.

2. Kommuniziert Unternehmensrichtlinien und Erwartungen

Die Bereitstellung klarer Erwartungen informiert die Mitarbeiter darüber, wie sie in ihrem Job erfolgreich sein können. Diese Klarheit kann auch das Unternehmen erfolgreich machen.

Ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Handbuch sollte sowohl die Unternehmensrichtlinien umreißen als auch aufzeigen, welches Verhalten und welche Leistungen von den Mitarbeitern erwartet werden. Es spiegelt wider, wie Sie Ihre Geschäfte führen und bietet gleichzeitig einen Rahmen für das Verhalten am Arbeitsplatz und einen Fahrplan, wie Mitarbeiter zu behandeln sind.

Egal, ob es darum geht, wie man Urlaub beantragt, wie man sich angemessen kleidet oder wie wichtig es ist, auf Drogen- und Alkoholkonsum zu verzichten – ein Handbuch lässt die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, und zeigt gleichzeitig auf, was passiert, wenn sie diese Erwartungen nicht erfüllen.

3. Gewährleistet die konsequente Durchsetzung der Unternehmensrichtlinien

Ein Handbuch gibt nicht nur die Erwartungen der Mitarbeiter wieder, sondern schafft auch einen Rahmen, an dem sich Management und Führung orientieren können.

Die Darstellung dessen, was die Mitarbeiter von der Geschäftsführung erwarten können, hilft sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmen von der gleichen Seite aus arbeitet. Ohne ein Handbuch kann jeder Abteilungsleiter tun, was er für richtig hält, anstatt sich an klar definierte und einheitliche unternehmensweite Erwartungen zu halten.

Mit anderen Worten: Ein Handbuch stellt sicher, dass die Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen gleich behandelt werden und die Richtlinien angemessen durchgesetzt werden.

4. Legt die Erwartungen an das Verhalten und die Leistung der Mitarbeiter fest

Mit einem aktuellen, umfassenden Handbuch wissen die Mitarbeiter immer, was von ihnen erwartet wird und wie sie zum Unternehmen beitragen können. Sie verstehen die Richtlinien und Verfahren am Arbeitsplatz. Sie wissen, wie das Management mit Problemen und Beschwerden umgehen wird.

Das Handbuch schafft eine gemeinsame Wissensbasis mit dem Rest des Teams und hilft sicherzustellen, dass jeder weiß, was wichtig ist. Die Klarheit in diesen Fragen kann das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen erhöhen und lässt ihre Bemühungen als lohnend erscheinen. Dies hat das Potenzial, das Engagement und die Motivation zu erhöhen.

5. Spricht die Erwartungen der Mitarbeiter an

Genauso wie Unternehmen neue Mitarbeiter mit der Hoffnung einstellen, dass sie ihre Aufgaben erfüllen, gehen auch die Mitarbeiter mit Erwartungen in ein Arbeitsverhältnis. Zumindest erwarten sie eine klare Kommunikation und eine faire Behandlung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Indem Sie die Unternehmensrichtlinien klar definieren und einen professionellen Ton für den Arbeitsplatz vorgeben, zeigt ein Handbuch, dass Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter verstehen und sich für ein positives Arbeitsumfeld einsetzen.

6. Minimiert Risiken

Die klare Definition von Arbeitsplatzrichtlinien und -verfahren kann der erste Schritt sein, um ein Unternehmen vor Arbeitslosigkeit oder anderen rechtlichen Problemen zu schützen.

Beschäftigungsbezogene Klagen und Ansprüche basieren oft auf uneinheitlicher Behandlung oder fehlender Kenntnis der Unternehmensrichtlinien und -verfahren.

Ohne ein Handbuch ist ein Unternehmen potenziell erhöhten Haftungsrisiken ausgesetzt. Diese können Klagen, Belästigungsklagen, unrechtmäßige Kündigungen und Diskriminierungsklagen umfassen. Ein Handbuch hilft auch sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die geltenden Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze einhält.

7. Hilft, Konflikte zu minimieren

Wenn Richtlinien und Verfahren nicht klar kommuniziert und konsequent umgesetzt werden, können Konflikte entstehen.

Ein Mangel an Klarheit über Richtlinien oder eine uneinheitliche Durchsetzung von Richtlinien und Verfahren kann zur Wahrnehmung von Ungerechtigkeit oder Diskriminierungsvorwürfen führen, was sich negativ auf die Teamarbeit und Produktivität auswirkt. Mitarbeiter können sich unterbewertet oder schlecht behandelt fühlen, was zu einem negativen Arbeitsumfeld führt. 

Klare Richtlinien und eine gerechte Umsetzung tragen dazu bei, dass jeder mit Respekt behandelt wird, ohne dass es zu Belästigungen und Diskriminierungen kommt.

Vertriebshandbuch: 6 Must-Have-Richtlinien für Ihr Handbuch

Sie denken, Sie müssen sich nicht mit der Erstellung eines starken Mitarbeiterhandbuchs herumschlagen? Denken Sie anders.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist ein Mitarbeiterhandbuch ein Handbuch dafür, was Ihre Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen erwarten können und was Ihr Unternehmen von ihnen erwartet. Wenn Sie also nicht der einzige Angestellte Ihres Unternehmens sind – oder ein Familienunternehmen mit nur Ihnen, Ihrer Schwester und Ihrem Cousin als Angestellte führen – brauchen Sie ein Mitarbeiterhandbuch.

Keine klaren Mitarbeiterrichtlinien zu haben, kann große Probleme bedeuten. Mitarbeiter suchen oft nach Schlupflöchern, wenn sie versuchen, ein Verhalten zu rechtfertigen, das außerhalb Ihrer Erwartungen liegt, und sie schauen in Ihr Mitarbeiterhandbuch, um sie zu finden. Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte eine Anleitung bieten, um Ihre Richtlinien zu bekräftigen.

Wenn Sie mit dem Schreiben oder Aktualisieren Ihres Mitarbeiterhandbuchs beginnen, halten Sie es einfach, geradlinig und relevant für Ihr spezielles Unternehmen. Umreißen Sie die Richtlinien, die Ihre Mitarbeiter betreffen.

Hier sind sechs Bereiche, die Ihnen helfen können, ein starkes Mitarbeiterhandbuch zu erstellen.

1. Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex Ihres Unternehmens ist der erste Ort, an dem Mitarbeiter nachschauen sollten, wenn sie Fragen zu Ethik und Compliance haben. Er ist ein Fahrplan dafür, wie sie sich verhalten sollten, und er spricht für Ihre Unternehmenskultur.

Einige der grundlegenden Informationen, die Sie in Ihren Verhaltenskodex aufnehmen sollten, sind:

• Verhaltenskodex
• Kleiderordnung und Pflegevorschriften
• Sicherheit am Arbeitsplatz
• Anforderungen an die Anwesenheit

Formulieren Sie alles für Ihre Mitarbeiter. Setzen Sie Erwartungen und legen Sie die Konsequenzen fest, wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ständig zu spät zur Arbeit kommt, sollten Sie ihn auf sein Handbuch verweisen können, in dem die genauen Arbeitszeiten sowie das von Ihnen festgelegte Protokoll für übermäßiges Zuspätkommen beschrieben sind. Oder, wenn von männlichen Mitarbeitern erwartet wird, dass sie Anzug und Krawatte tragen, aber ein abtrünniger Mitarbeiter darauf besteht, auf die Krawatte zu verzichten, wie bereit sind Sie dann, einige Regeln zu lockern?

Vielleicht könnten Sie als Kompromiss legere Freitage anbieten. Wie auch immer Sie sich entscheiden, Sie bereiten sich und Ihre Mitarbeiter auf den Erfolg vor, indem Sie diese Informationen in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen.

2. Kommunikationspolitik

Eine klare Kommunikationspolitik mag in der Vergangenheit optional gewesen sein, aber in der heutigen technologischen Umgebung ist sie wichtiger denn je.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Laptops, Handys und andere Geräte zur Verfügung? Wissen Sie wirklich, wie diese Geräte genutzt werden? Wie oft nutzen Ihre Mitarbeiter die Firmengeräte, um im Internet zu surfen, private Telefonate zu führen, Fotos zu speichern, SMS an Freunde zu schreiben oder in sozialen Medien zu posten?

Ihre Kommunikationsrichtlinie sollte ausdrücklich Ihre Erwartungen an die angemessene Nutzung von Geräten und das Verhalten auf diesen Geräten darlegen. Die Mitarbeiter sollten sich darüber im Klaren sein, dass sie bei der Nutzung von Firmengeräten als Vertreter Ihres Unternehmens handeln. Sagen Sie ihnen zum Beispiel, dass das Senden von Mobbing-Texten an jemanden auf dem Firmengerät zur Entlassung führen kann.

Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, dass andere Unternehmensrichtlinien, wie z. B. Anti-Diskriminierungs-, Anti-Belästigungs- und Ethikrichtlinien, sich auf alle Formen der Kommunikation und alle Geräte erstrecken.

3. Nicht-Diskriminierungs-Richtlinie

Dies ist ein Muss für jedes starke Mitarbeiterhandbuch. Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Ihr Unternehmen Diskriminierung oder Belästigung in keiner Weise duldet.

Landes- und Bundesgesetze, die auf die Bürgerrechtsbewegung der 1960er Jahre zurückgehen, schützen Mitarbeiter vor Diskriminierung aufgrund von Faktoren, die nicht direkt mit der Qualität ihrer Arbeit zusammenhängen. Dazu gehören unter anderem:

• Alter
• Rasse/Farbe
• Religion
• Schwangerschaft
• Behinderung
• Gesetze, die Diskriminierung verbieten, werden von der Equal Employment Opportunity Commission durchgesetzt.

Denken Sie daran, dass Diskriminierung nicht immer offen oder absichtlich erfolgt. Selbst gute Manager können ausrutschen und ungewollt Mitarbeiter diskriminieren. Beschweren sich Mitarbeiter über die perfekte Fünf-Sterne-Bewertung, die ein Mitarbeiter bei seiner Beurteilung erhalten hat, während dies bei keinem anderen der Fall war? Vielleicht glauben sie, dass es daran liegt, dass er und sein Vorgesetzter beim Mittagessen befreundet sind.

Wahrscheinlich versucht der Vorgesetzte nur, seinem Freund zu helfen, die jährliche Gehaltserhöhung zu bekommen – und merkt nicht, dass er damit den Rest seines Teams diskriminiert. Unabhängig davon ist dies ein riesiger Bereich für potenzielle Haftung, und ein starkes Handbuch kann eine gute Verteidigung sein, wenn Anklagen gegen Ihr Unternehmen erhoben werden.

In der Zwischenzeit werden gute Manager nicht geboren – sie werden gemacht. Machen Sie Ihren Managern Ihre Richtlinien bewusst und bieten Sie Schulungen für Aufsichtspersonen und Führungskräfte zum Thema Nichtdiskriminierung an.

4. Vergütungspolitik und Sozialleistungen

Mitarbeiter erinnern sich nicht immer an alle Vergünstigungen, über die Sie im Vorstellungsgespräch gesprochen haben. Sie können Ihr Mitarbeiterhandbuch nutzen, um sie an die Sozialleistungen zu erinnern, einschließlich allgemeiner Informationen und Urlaubszeiten.

Sie sollten auch die rechtlichen Grundlagen abdecken, indem Sie Dinge wie Gehaltsabzüge, Überstunden, den Family and Medical Leave Act und die Entschädigungsrichtlinien für Arbeitnehmer erläutern.

Halten Sie die Dinge jedoch einfach und auf hohem Niveau. Im Geschäftsleben gibt es keine Absolutheit, und eine Änderung der Umstände, Leistungen oder Richtlinien bedeutet, dass Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch aktualisieren müssen.

Sie können zum Beispiel Ihre Leistungs- und Vergütungsphilosophie umreißen, ohne bestimmte Anbieter oder Planoptionen zu nennen.

Sie können auch umreißen, wie oft Mitarbeiter Leistungsbeurteilungen erhalten, ohne spezifische Gehaltserhöhungen zu erwähnen. Sie möchten nicht die Einzelheiten der jährlichen Gehaltserhöhungen umreißen und dann feststellen, dass Sie diese aufgrund von Geschäftsanforderungen nicht anbieten können. Seien Sie vorsichtig mit den Details, die Sie angeben.

5. Richtlinien für Neueinstellungen und Entlassungen

Geben Sie die grundlegenden Bedingungen für das Arbeitsverhältnis an und beschreiben Sie, was Mitarbeiter erwarten können, wenn sie kündigen, einschließlich:

Anspruch auf Leistungen – gibt es eine Wartezeit? Wie lange?

Häufigkeit der Gehaltsperioden – wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich?

Versetzungen und Umzüge – wenn Mitarbeiter kündigen oder umziehen, wie viel Vorlaufzeit benötigen Sie? Bieten Sie Umzugshilfen für Mitarbeiter an, die in eine andere Niederlassung innerhalb des Unternehmens wechseln?

Empfehlungen – Bieten Sie Mitarbeitern, die Talente empfehlen, die Sie einstellen, eine finanzielle Belohnung?

Willensfreiheit und Disziplin – haben Sie eine progressive Disziplinierungspolitik? Wenn Mitarbeiter von Ihnen gekündigt werden, werden sie für ihre Urlaubszeit bezahlt (falls nicht gesetzlich vorgeschrieben)?

6. Empfangsbestätigung

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter alles in Ihrem Mitarbeiterhandbuch verstanden haben, und verlangen Sie, dass sie eine Empfangsbestätigung unterschreiben, die dieses Verständnis bestätigt. Machen Sie zwei Kopien. Geben Sie eine dem Mitarbeiter und bewahren Sie die andere in seiner Personalakte auf – egal, ob es sich um einen Ausdruck oder ein elektronisches Dokument handelt.

Berücksichtigen Sie die verfügbare Technologie und entscheiden Sie im Voraus:

• Werden Sie eine elektronische Unterschrift akzeptieren?
• Ist Ihr Mitarbeiterhandbuch online verfügbar?
• Kann die Online-Version des Handbuchs ausgedruckt werden?
• Wenn die Kündigung eines Mitarbeiters strittig wird und die Richtlinien angefochten werden, kann die unterschriebene Empfangsbestätigung des Mitarbeiters Ihre stärkste Verteidigung sein.

Alles zusammenfügen

Ihr Vertriebshandbuch ist ein Handbuch mit Informationen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um in Ihrem Unternehmen zu funktionieren. Ein gutes Handbuch:

• gibt den Ton für Ihr Unternehmen an
• fasst Regeln und Richtlinien zusammen, die Ihre Unternehmenskultur beeinflussen
• eine einheitliche Botschaft für Ihre Mitarbeiter vermitteln
• Ihre Position stärken, wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen müssen
• Sie müssen nicht alles in das Handbuch aufnehmen, aber achten Sie darauf, dass Sie die relevanten Punkte abdecken, die für Ihr Unternehmen relevant und anwendbar sind.

Ein Produktionsunternehmen braucht zum Beispiel vielleicht keine Kommunikationsrichtlinie. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die auf Geschäftsreisen gehen, sollten Sie die damit verbundenen Themen ansprechen, z. B. Tagegelder, Kostenerstattung usw.

Zusätzlich zu den Richtlinien sollte Ihr Mitarbeiterhandbuch auch Informationen darüber enthalten, an wen sich ein Mitarbeiter wenden kann, wenn er Verstöße gegen die Richtlinien melden muss.

Planen Sie, Ihr Handbuch alle ein bis zwei Jahre zu aktualisieren. Achten Sie darauf, dass Sie die wichtigsten staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien einbeziehen, und machen Sie sich bewusst, dass neue Gesetze und Vorschriften eine Überarbeitung Ihres Handbuchs erfordern, um konform zu bleiben.

Achten Sie immer darauf, dass Ihre Richtlinien klar sind und gehen Sie nicht davon aus, dass jeder das Handbuch von vorne bis hinten liest. Jeder Vertriebsmitarbeiter hat Anspruch auf ein persönliches Exemplar.

 

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#1424 * 11.08.2022 *

© Werner F. Hahn